Goed debiteurenbeheer begint met veel zorgvuldigheid en consistentie. Pak het dus professioneel aan, want als u hier niet tijdig of consequent genoeg mee omgaat, kan dit uw onderneming mogelijk in gevaar brengen.
Hoe langer uw facturen openstaan, hoe minder geld er in uw onderneming beschikbaar is om leveranciers of personeel te betalen of natuurlijk om investeringen te doen in uw onderneming.
Wij van ProCollect leggen u graag uit hoe u uw debiteurenbeheer op een professionele manier aanpakt.
Succesvol debiteurenbeheer in 8 stappen:
Uit onderzoek is gebleken dat meer dan 50% van alle facturen van bedrijven in Nederland te laat betaald worden. Het is dus van belang om uw debiteurenstanden goed te beheren. Met deze 8 handige stappen kunt u voortaan ook succesvol debiteurenbeheer voeren.
Stap 1 – Debiteurenbeheer in je routine
Debiteurenbeheer kost vaak veel tijd. Het is dus belangrijk om voldoende tijd vrij te maken. Plan elke week een vast moment in om hiermee aan de slag te gaan. Elke week? Ja, dit moet echt iedere week. Het is belangrijk dat u uw facturen op tijd verstuurt en betalingen op tijd controleert. Debiteurenbeheer is daarom dus een wekelijks terugkerende taak. Dit geldt ook als u maandelijks factureert. Het is belangrijk dat u te allen tijde op de hoogte blijft van uw debiteurenadministratie, dit zal u op den duur zelfs meer tijd besparen.
Stap 2 – Wie is uw klant?
Op het moment dat u een nieuwe klant binnen hebt gehaald is het slim om voordat u een samenwerking begint, extra informatie over uw samenwerkingspartner te vergaren. Hierdoor heeft u een goed beeld met wie u zaken doet.
- U kunt bijvoorbeeld vragen hoe de klant bij u terecht is gekomen.
- Vraag in uw eigen netwerk of iemand eerder zaken gedaan heeft met uw nieuwe klant.
- Google is uw beste vriend! Voer de bedrijfsnaam van uw nieuwe klant in, et voila! U kunt vervolgens controleren of er geen vreemde resultaten naar voren komen.
- Wanneer u twijfelt kunt u informatie opvragen bij een van de onderstaande instanties:
De Kamer van koophandel. Via KvK Online kunt u voor een klein bedrag onder meer jaarcijfers en andere gegevens van bedrijven inzien.
Brancheorganisatie, ben je aangesloten bij een brancheorganisatie? Vraag dan eventueel of zij uw nieuwe klant (her)kennen en of de klant is aangesloten bij een brancheorganisatie.
Kredietinformatiebureaus, hier kunt u ook (tegen betaling) inzicht krijgen in de kredietwaardigheid van uw nieuwe klant. Hiervoor kunt u terecht bij bijvoorbeeld Altares Dun & Bradstreet en Graydon.
Stap 3 – Zet afspraken zwart op wit
Om te voorkomen dat er geen misverstanden zullen ontstaan over de prijs en/of inhoud van uw diensten. Leg uw afspraken altijd vast in een overeenkomst. Laat deze overeenkomst vooraf en voor akkoord ondertekenen door uw klant. U kunt onderstaande zaken terug laten komen in zo’n overeenkomst:
- De volledige naam, functie en adresgegevens van beide partijen.
- Omschrijving van de diensten en/of te leveren goederen.
- De totale kosten en betalingstermijn.
- Levertermijn.
- Duur van de overeenkomst.
- Eventuele aanvullende voorwaarden.
- Een verwijzing naar uw eigen algemene voorwaarden.
Stap 4 – Stuur je factuur direct
Stuur zodra de diensten of goederen zijn geleverd direct uw factuur op. Hoe later u de factuur verstuurt, hoe groter de kans is dat uw klant ook zal wachten met betalen. Vergeet niet het totaalbedrag incl. btw en de afgesproken betalingstermijn op de factuur te benoemen.
Stap 5 – De 1e betalingsherinnering
Wanneer de betalingstermijn is verstreken en er is nog niet betaald, dan wordt het echt tijd voor de eerste betalingsherinnering. Wij adviseren om een korte maar vriendelijke email te versturen. Om een schrikreactie te voorkomen kunt u de term ‘eerste herinnering’ verwijden. Vermeld het factuurnummer, het openstaande bedrag en de vervaldatum in de herinnering.
Stap 6 – 2e betalingsherinnering = bellen
Balen… 7 dagen na het versturen van de 1e betalingsherinnering heeft de debiteur alsnog zijn factuur niet voldaan. Dan wordt het tijd om te bellen. Bel met een vriendelijke toon en vraag naar de status van de betaling. Vraag bijvoorbeeld: “Uit administratie is gebleken dat er nog een factuur van ons openstaat, zou u deze alsnog willen voldoen?”. Probeer vervolgens te achterhalen waarom er nog niet is betaald, maak direct een nieuwe afspraak, bevestig deze vervolgens nog eens per mail en laat de klant hier akkoord op geven.
Mocht u het toch lastig vinden om dit gesprek met uw klant te voeren. Vraag dan door naar de persoon die verantwoordelijk is voor de boekhouding. Dat maakt het wellicht makkelijker en minder oncomfortabel.
Stap 7 – Stuur een aanmaning
Mochten bovenstaande stappen niet baten? Stuur de debiteur dan een laatste herinnering, ook wel een ‘’aanmaning’’ genoemd. Neem hierin de mogelijke gevolgen op wanneer de betaling uitblijft. Geef aan om welke factuur het gaat en de datum waarop het geld binnen had moeten zijn. Als de klant dan nog steeds niet betaalt, kunt u ervoor kiezen een formele aanmaning te sturen. Stuur een e-mail en een aangetekende brief waarin u de klant aangeeft dat hij binnen 15 dagen dient te betalen om extra kosten te voorkomen.
Stap 8 – Schakel een incassobureau in
Stap 8 wordt vaak gezien als het eindstation. Wanneer uw debiteur na het ontvangen van de aanmaning nog steeds niet heeft betaald, kunt u een incassobureau inschakelen.
De kosten m.b.t. een incassotraject verschillen per bureau. Bekijk de website van www.collectMasters.nl voor meer informatie over prijzen van het incassotraject. CollectMasters werkt op ‘’no cure no pay’’ basis. Wanneer de incassoprocedure niet slaagt, kan er worden overgegaan tot het inschakelen van een deurwaarder.
Extra tip – Debiteurenbeheer uitbesteden
Ervaart u last van een debiteur die te laat betaalt? Vindt u het ongemakkelijk om zaken rondom debiteurenbeheer te bespreken of kost het uitvoeren hiervan u veel tijd? Dan kunt u er ook voor kiezen om uw debiteurenbeheer uit te besteden. Dit levert u en uw bedrijf direct veel waardevolle tijd, rust en een meer constante geldstroom op.
Uitbesteden?
Debiteurenbeheer door ProCollect
ProCollect neemt al uw activiteiten uit handen als het gaat om debiteurenbeheer, daarbij streven wij naar het behoud van uw klantenrelaties. Wanneer u kiest voor ProCollect gaan wij graag voor u aan de slag;
Er zijn verschillende resultaten die behaald kunnen worden door het contact wat wij opnemen met de debiteur. Dit kan zijn dat de debiteur heeft betaald via een iDeal-Betaallink. Als dit het geval is dan wordt het bedrag direct op uw rekening gestort. Mocht de debiteur niet in de gelegenheid zijn om het bedrag in een keer te kunnen betalen, is er mogelijk een betaal afspraak met de debiteur gemaakt. Deze afspraak wordt opgevolgd door ProCollect.
Als de factuur een fout bevat kan het zijn dat de debiteur hierover een bezwaar indient. ProCollect gaat dan op basis van de beschikbare kennis proberen het bezwaar te weerleggen. Als dit niet mogelijk blijkt wordt het ingediende bezwaar naar u doorgezet. ProCollect blijft in die tussenliggende periode wel doorgaan met het incasseren van de eventueel overige facturen.
Mocht uw debiteur niet reageren of een betaling uitblijven, biedt ProCollect de mogelijkheid om het dossier door te zetten naar CollectMasters. Het pré-incasso traject wordt dan opgestart. U krijgt hierbij de keuze om na 15 dagen het bedrag ter incasso door te zetten naar CollectMasters
Hopelijk hebben we u hierbij genoeg kunnen informeren over onze aanpak van debiteurenbeheer en waarom het goed op orde hebben van uw debiteurenbeheer zo belangrijk is. Vragen of benieuwd hoe we uw debiteurenbeheer proces kunnen optimaliseren?
Vul ons contactformulier nu in.
